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RÈGLEMENT DE LA COMMUNICATION DES INFRACTIONS

1. Objectif

a) La GNS – Georgina Neto dos Santos, Lda., adopte ce règlement dans le but, en plus d’assurer le respect d’une obligation légale, d’établir un ensemble de règles et de procédures internes pour la réception, l’enregistrement et le traitement des communications de dénonciation d’infractions, conformément aux dispositions légales et réglementaires, ainsi qu’aux règles, principes et valeurs énoncés dans la Politique de Prévention de la Corruption et des Infractions Connexes de la GNS.

b) Dans le cadre de cet objectif, les communications des infractions conformément au présent règlement seront soumises à un système efficace, rapide et habilité à leur détection, leur enquête et leur résolution, conformément aux principes éthiques les plus élevés reconnus par la société, garantissant les principes de confidentialité et de non-rétaliation dans les relations avec les auteurs de la communication, ainsi que dans les relations avec les individus et les tiers, y compris les personnes morales, qui aident ou sont liés au lanceur d’alerte.

2. Champ d’Application

a) Le règlement établit les règles de réception, d’enregistrement et de traitement des communications sur les infractions survenues dans la société.

b) Le règlement n’exclut pas, ni ne remplace l’obligation de dénonciation dans les cas et selon les termes que la loi pénale et procédurale déterminent.

c) Pour les besoins du présent règlement:

  • Il s’agit d’infractions, d’actes ou d’omissions commis de manière délibérée ou négligente, qui sont prévus et décrits à l’Article 2, paragraphe 1, de la Loi n° 93/2021 du 20 décembre, ainsi qu’à l’Article 3 du Décret-loi n° 109-E/2021, notamment dans les domaines suivants:

i. Marchés publics;
ii. Services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme;
iii. Sécurité et conformité des produits;
iv. Sécurité des transports;
v. Protection de l’environnement;
vi. Défense des consommateurs;
vii. Protection de la vie privée et des données personnelles et sécurité des réseaux et des systèmes d’information;
viii. Prévention de la corruption et des infractions connexes.

  • Le Canal de Signalement Interne est le canal identifié dans la Condition 10, à travers duquel les dénonciations d’infractions doivent être présentées, avec ou sans identification du dénonciateur;
  • Dénoncé(e), la personne désignée comme l’auteur de l’infraction dans la dénonciation ou qui y est associée.

3. Champ d’Application Subjectif

a) Pour les besoins du règlement, le lanceur d’alerte est considéré comme la personne physique qui signale une infraction sur la base d’informations obtenues dans le cadre de son activité professionnelle, indépendamment de la nature ou du secteur de cette activité.

b) Les lanceurs d’alerte peuvent être considérés, notamment, comme les travailleurs, les prestataires de services, les entrepreneurs, les sous-traitants et les fournisseurs, ainsi que les personnes agissant sous leur direction ou supervision, les détenteurs de participations sociales, les membres des organes d’administration et de surveillance, ainsi que les bénévoles et les stagiaires.

4. Précédence de la Dénonciation Interne et Interdiction de Divulgation Publique

a) Considérant l’existence d’un Canal de Signalement Interne, le dénonciateur ne peut pas faire appel préalablement à des canaux de signalement externes ou à la divulgation publique d’une infraction, sauf dans les cas mentionnés dans les N°. 2 et 3 de l’Article 7 de la Loi 93/2021 du 20 décembre.

b) Le dénonciateur qui, en dehors des cas légalement prévus, divulgue publiquement une infraction ou en prend connaissance à un organe de communication ou à un journaliste, ne bénéficie pas de la protection prévue par la loi.

5. Confidentialité

a) Toute communication des infractions couvertes par le règlement sera traitée de manière confidentielle.

b) L’accès aux informations relatives à toute communication d’infraction, y compris l’identité du dénonciateur dans les cas où elle est connue, et les informations pouvant permettre son identification, est restreint aux personnes / organes de la société responsables de la réception et du traitement des dénonciations effectuées conformément au règlement.

c) La identité du dénonciateur ne peut être divulguée que dans le cadre d’une obligation légale ou d’une décision judiciaire, et ce, après communication écrite ou même orale, précisant les motifs de la divulgation, sauf si la fourniture de ces informations compromet les enquêtes ou les procédures judiciaires associées.

6. Garanties des Lanceurs d’Alerte

a) Il est considéré comme un acte de représailles tout acte ou omission qui, directement ou indirectement, survenant dans un contexte professionnel et motivé par un signalement interne, externe ou une divulgation publique, cause ou peut causer des dommages matériels ou immatériels au dénonciateur qui, de bonne foi et ayant de sérieux motifs de croire que les informations sont véridiques. On présume motivés par la dénonciation ou la divulgation publique les actes suivants, jusqu’à preuve du contraire, lorsqu’ils sont commis dans les deux ans suivant cette dénonciation ou cette divulgation:

  • Modifications des conditions de travail, telles que les fonctions, les horaires, le lieu de travail ou la rémunération, non-promotion du travailleur ou non-respect des obligations professionnelles;
  • Suspension du contrat de travail;
  • Évaluation négative des performances ou référence négative à des fins d’emploi;
  • Non-renouvellement d’un contrat de travail à durée déterminée;
  • Sanctions disciplinaires, y compris le licenciement;
  • Inclusion dans une liste, sur la base d’un accord sectoriel, qui pourrait conduire à l’impossibilité pour le plaignant de trouver un emploi dans le secteur ou l’industrie concernés à l’avenir;
  • Résiliation de contrat de fourniture ou de prestation de service.

7. Auxiliaires du Dénonciateur

Les garanties mentionnées à l’article précédent sont extensibles, avec les adaptations nécessaires, à:

a) La personne qui assiste le dénonciateur dans la procédure de dénonciation et dont l’assistance doit être confidentielle, y compris les représentants syndicaux ou les représentants des travailleurs.

b) Troisième partie liée au dénonciateur, notamment un collègue de travail ou un membre de la famille, et susceptible de faire l’objet de représailles dans un contexte professionnel.

c) Les personnes morales ou entités assimilées qui sont détenues ou contrôlées par le déclarant, pour lesquelles celui-ci travaille ou avec lesquelles il est d’une manière ou d’une autre lié dans un contexte professionnel.

8. Responsabilité du Dénonciateur

a) Le dénonciateur ne peut être tenu responsable disciplinairement, civilement, administrativement ou pénalement pour une dénonciation ou divulgation publique d’une infraction faite conformément au règlement, ni être tenu responsable de l’obtention ou de l’accès aux informations qui motivent la dénonciation ou la divulgation publique, sauf si cette obtention ou cet accès constituent un crime.

b) Sans préjudice de ce qui précède, le comportement de ceux qui signalent des indices de pratiques irrégulières ou d’infractions, avec fausseté ou mauvaise foi, ainsi que le non-respect du devoir de confidentialité associé à la dénonciation, constitueront une infraction susceptible de faire l’objet, le cas échéant, de sanctions disciplinaires ou de pénalités contractuelles, appropriées et proportionnées à l’infraction, sans préjudice de la responsabilité civile et pénale éventuelle pouvant découler de l’auteur du comportement susmentionné.

9. Traitement des Données Personnelles et Conservation des Signalements

a) Les données personnelles collectées dans ce cadre seront traitées par GNS, qui est l’entité responsable du traitement conformément au Règlement Général sur la Protection des Données.

b) Le but du traitement des informations communiquées dans le cadre de cette politique est la réception et le suivi des signalements présentés dans le Canal de Signalement Interne.

c) Dans ce cadre, les informateurs ont le droit d’accéder, de corriger et de supprimer les données qu’ils ont communiquées, sauf si elles contreviennent à des droits prédominants, par les moyens de communication prévus à l’article suivant.

d) Il est également assuré aux dénonciateurs le droit d’accéder aux informations sur les faits qui les concernent, sauf s’ils entrent en conflit avec des droits prédominants.

e) Les données qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement de la plainte ne seront pas conservées et seront immédiatement supprimées.

f) Les plaintes présentées conformément au règlement sont enregistrées et conservées pendant une période minimale de 5 ans et, indépendamment de ce délai et lorsque applicable, pendant la durée des procédures judiciaires ou administratives relatives à la plainte.

10. Réception, Enregistrement et Traitement des Communications sur les Infractions

a) La communication de toute dénonciation sous le couvert et conformément au règlement se fera via un Canal de Dénonciation Interne, qui pourra être effectuée par écrit:

  • Suite à la lettre envoyée à l’adresse (Adresse de l’entreprise du Canal de Dénonciation);
  • En envoyant un email à l’adresse (Adresse Email du Canal de Dénonciation).

b) Les communications reçues sont l’objet d’enregistrement par le département / le service compétent, qui devrait inclure:

  • Numéro d’identification;
  • Date de réception;
  • Description brève de la nature de la communication;
  • Mesures prises face à la communication;
  • État du processus.

c) Le registre des communications reçues sera maintenu constamment mis à jour.

d) Si un contact a été fourni, le dénonciateur sera informé dans un délai de sept jours de la réception de la dénonciation, et sera informé des exigences, autorités compétentes, modalités et admissibilité de la dénonciation externe, conformément au paragraphe Nº. 2 de l’article 7 et des articles 12 et 14 de la Loi n° 93/2021 du 20 décembre.

e) Une fois enregistrées, les communications font l’objet d’une analyse préliminaire afin de garantir le degré de crédibilité de la communication, le caractère irrégulier ou illicite du comportement signalé, la faisabilité de l’enquête et l’identification des personnes impliquées ou ayant connaissance de faits pertinents et qui doivent donc être interrogées.

f) Le rapport d’analyse préliminaire conclura sur la progression ou l’archivage de l’enquête.

g) Si l’on considère que la communication est infondée, abusive, contenant des informations clairement erronées ou trompeuses, ou si elle a été faite dans le but de nuire à autrui, son archivage sera promu, un résumé des motifs sera communiqué à l’auteur de la communication, et si approprié, conformément à la loi, la destruction immédiate des données personnelles concernées, le traitement statistique et l’information de ce fichier seront effectués.

h) Si l’on considère que la communication est cohérente, plausible et vraisemblable et que les faits rapportés sont susceptibles de constituer une infraction selon les termes du règlement, un processus d’investigation sera initié, mené et supervisé par l’entité compétente en fonction du sujet signalé.

i) Une fois la phase d’investigation prévue dans le paragraphe précédent achevée, un rapport sera rédigé comprenant l’analyse effectuée sur la plainte, la description des actions internes réalisées, les faits établis lors de l’enquête, et la présentation de la décision dûment motivée. Dans ce rapport, seront également indiquées les éventuelles mesures prises pour atténuer le risque identifié et prévenir la récidive des infractions signalées.

j) Si nécessaire et approprié, notamment en fonction du type et de la nature de l’infraction, la violation sera signalée aux autorités compétentes, notamment celles figurant dans la liste du paragraphe Nº. 1er de l’article 12 de la Loi 93/2021 du 20 décembre.

k) Dans un délai de trois mois à compter de la réception de la plainte, les mesures prévues et adoptées pour donner suite à la plainte et à sa justification seront communiquées au plaignant.

l) L’organe, la commission ou la personne chargée du traitement des plaintes pourra, chaque fois qu’elle le jugera nécessaire, être assisté par d’autres personnes internes ou externes, notamment des auditeurs externes ou d’autres experts pour les aider dans l’enquête, notamment lorsque les questions en cause le justifieront. Ces personnes sont également soumises à l’obligation de confidentialité prévue dans ce règlement.

m) Chaque fois qu’il est considéré nécessaire pour se conformer aux dispositions prévues dans le règlement, toute personne dont l’interrogation est pertinente pour l’enquête sur la plainte peut être interrogée.

11. Entrée en Vigueur

Le présent règlement entre en vigueur immédiatement après son approbation.