REGULAMENTO DA COMUNIÇÃO DE INFRAÇÕES

1. Objetivo

a) A GNS – Georgina Neto dos Santos, Lda., adota este regulamento com o objetivo de, para além de assegurar o cumprimento de uma obrigação legal, estabelecer um conjunto de regras e procedimentos internos para a recepção, registo e tratamento de comunicações de denúncias de infrações, em conformidade com as disposições legais e regulamentares, assim como as regras, princípios e valores plasmados na Política para Prevenção da Corrupção e Infrações Conexas da GNS.

b) No prosseguimento deste objetivo, as comunicações das infrações nos termos do presente regulamento serão submetidas a um sistema eficaz, rápido e habilitado à sua detenção, investigação e resolução, de acordo com os mais elevados princípios éticos reconhecidos pela sociedade, salvaguardando os princípios da confidencialidade e não retaliação nas relações com os autores da comunicação, como nas relações com pessoas e terceiros, incluindo pessoas coletivas, que auxiliem ou estejam ligadas ao denunciante.

2. Âmbito de Aplicação

a) O regulamento estabelece as regras de recepção, registo e tratamento das comunicações de infrações ocorridas na sociedade.

b) O regulamento não preclude, nem substitui a obrigatoriedade da denúncia nos casos e nos termos que a lei penal e processual o determine.

c) Para efeitos do presente regulamento:

• Constituem infrações, atos ou omissões, praticados de forma dolosa ou negligente, que se encontrem previstos e descritos no Artigo 2º, N.º 1, da Lei Nº. 93/2021, de 20 de dezembro, assim como no Artigo 3º do Decreto-Lei Nº. 109-E/2021, nomeadamente nos seguintes domínios:

i. Contratação pública;
ii. Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
iii. Segurança e conformidade dos produtos;
iv. Segurança dos transportes;
v. Proteção do ambiente;
vi. Defesa do consumidor;
vii. Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação;
viii. Prevenção da corrupção e infrações conexas.

• O Canal de Denúncia Interna é o canal identificado na Condição 10, através do qual devem ser apresentadas as denúncias de infrações, com ou sem identificação do denunciante;
• Denunciado(a), a pessoa que, na denúncia, seja referida como autora da infração ou que esteja associada.

3. Âmbito Subjetivo de Aplicação

a) Para efeitos do regulamento, considera-se o denunciante a pessoa singular que denuncie uma infração com base em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, independentemente da natureza ou sector dessa atividade.

b) Podem ser considerados denunciantes, nomeadamente, os trabalhadores, os prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes e os fornecedores, como também pessoas que atuem sob a sua direção ou supervisão, os titulares de participações sociais, os membros dos órgãos de administração e de fiscalização, e os voluntários e estagiários.

4. Precedência da Denúncia Interna e Proibição da Divulgação Pública

a) Considerando a existência de um Canal de Denúncia Interna, o denunciante não pode recorrer previamente a canais de denúncia externa ou divulgação pública de uma infração, exceto nos casos referidos nos Nº. 2 e 3 do Artigo 7º da Lei 93/2021, de 20 de dezembro.

b) O denunciante que, fora dos casos legalmente previstos, divulgue publicamente uma infração ou dela ter conhecimento ao órgão de comunicação social ou a jornalista, não beneficia da proteção referida pela lei.

5. Confidencialidade

a) Qualquer comunicação de infrações abrangida pelo regulamento será tratada como confidencial.

b) O acesso à informação relativa a qualquer comunicação de infração, incluindo a identidade do denunciante, nos casos em que esta é conhecida, e as informações que possam permitir a respetiva identificação, são de acesso restrito às pessoas / órgãos da sociedade responsáveis pela recepção e tratamento das denúncias realizadas ao abrigo do regulamento.

c) A identidade do denunciante só poderá ser divulgada em cumprimento de obrigação legal ou decisão judicial, sendo precedida de comunicação escrita ou mesmo, com indicação dos motivos da divulgação, exceto se a prestação desta informação comprometer as investigações ou processos judiciais relacionados.

6. Garantias dos Denunciantes

a) Considera-se um ato de retaliação qualquer ato ou omissão que, diretamente ou indiretamente, ocorrendo em contexto profissional e motivado por uma denúncia interna, externa ou uma divulgação pública, cause ou possa causar danos patrimoniais ou não patrimoniais ao denunciante que, de boa-fé, e tendo fundamentos sérios para crer que as informações são verdadeiras. Presumem-se motivados pela denúncia ou divulgação pública, até prova em contrário os seguintes atos, quando praticados até dois anos após essa denúncia ou divulgação:

• Alterações das condições de trabalho, tais como funções, horário, local de trabalho ou retribuição, não promoção do trabalhador ou incumprimento de deveres laborais;
• Suspensão do contrato de trabalho;
• Avaliação negativa de desempenho ou referência negativa para fins de emprego;
• Não renovação de um contrato de trabalho a termo;
• Sanções disciplinares, incluindo despedimento;
• Inclusão numa lista, com base em acordo à escala sectorial, que possa levar à impossibilidade de, no futuro, o denunciante encontrar emprego no sector ou na indústria em causa;
• Resolução de contracto de fornecimento ou de prestação de serviço.

7. Auxiliares do Denunciante

As garantias referidas no artigo anterior são extensíveis, com as devidas adaptações, a:

a) Pessoa que auxilie o denunciante no procedimento da denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial, incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores.

b) Terceiro que esteja ligado ao denunciante, designadamente um colega de trabalho ou familiar, e possa ser alvo de retaliação num contexto profissional.

c) Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o mesmo trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.

8. Responsabilidade do Denunciante

a) O denunciante não pode ser responsabilizado disciplinar, civil, contraordenacional ou criminalmente por uma denúncia ou divulgação pública de uma infração feita de acordo com o regulamento, nem pode ser responsabilizado pela obtenção ou pelo acesso às informações que motivem a denúncia ou a divulgação pública, exceto se essa obtenção ou acesso constituírem um crime.

b) Sem prejuízo do disposto número procedente, a conduta daqueles que denunciem indícios de práticas irregulares ou de infrações, com falsidade ou má-fé, assim como o desrespeito pelo dever de confidencialidade associado à denúncia, constituirá uma infração suscetível de ser objeto, consoante aplicável, de sanção disciplinar ou de penalização contratual, adequada e proporcional à infração, sem prejuízo da eventual responsabilidade civil e criminal que possa advir para o autor da prática da referida conduta.

9. Tratamento de Dados Pessoais e Conservação das Denúncias

a) Os dados pessoais recolhidos neste âmbito serão tratados pela GNS, sendo essa a entidade responsável pelo tratamento na acessão do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados.

b) O objetivo do tratamento de informações comunicadas ao abrigo desta política é a recepção e seguimento das denúncias apresentadas no Canal de Denúncia Interna.

c) É, neste âmbito, assegurado aos denunciantes o direito ao acesso, retificação e eliminação de dados por si comunicados, exceto se contenderem com direitos prevalentes, através dos meios de comunicação previstos no artigo seguinte.

d) É igualmente assegurado aos denunciantes o direito ao acesso à informação sobre factos comunicados que lhes digam respeito, exceto se contenderem com direitos prevalecentes.

e) Não serão conservados dados que manifestamente não sejam relevantes para o tratamento da denúncia, os quais serão imediatamente apagados.

f) As denúncias apresentadas nos termos de regulamento são objetivo de registo e conservação pelo período mínimo de 5 anos e, independentemente desse prazo e quando aplicável, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.

10. Recepção, Registo e Tratamento de Comunicações de Infrações

a) A comunicação de quaisquer denúncias ao abrigo e nos termos do regulamento far-se-á através de um Canal de Denúncia Interna, a qual poderá ser efetuada por escrito:

• Mediante a carta remetida para o endereço (Endereço da empresa do Canal de Denúncias);
• Mediante o envio de correio eletrónico para o endereço (Endereço de Email do Canal de Denúncias).

b) As comunicações recebidas são o objetivo de registo pelo departamento / área competente, que deverá conter:

• Número identificativo;
• Data de recepção;
• Descrição breve da natureza da comunicação;
• Medidas adotadas face à comunicação;
• Estado do processo.

c) O registo das comunicações recebidas será mantido permanentemente atualizado.

d) Caso tenha fornecido um contacto, o denunciante será notificado, num prazo de sete dias, da recepção da denúncia, e informado dos requisitos, autoridades competentes, forma e admissibilidade da denúncia externa, nos termos do Nº. 2 do Artigo 7º e dos Artigos 12º e 14º da Lei Nº 93/2021, de 20 de dezembro.

e) Após estarem registadas, as comunicações são alvo de análise preliminar com forma a certificar o grau de credibilidade da comunicação, o caráter irregular ou ilícito do comportamento reportado, a viabilidade da investigação e a identificação das pessoas envolvidas ou que tenham conhecimento de factos relevantes, e que por isso devam ser inquiridas.

f) O relatório de análise preliminar concluirá pelo avanço ou arquivamento da investigação.

g) Caso se considere que a comunicação é infundada, abusiva, que contenha informações claramente erróneas ou enganosas, ou tenha sido feito com o intuito de prejudicar outrem, será promovido o seu arquivamento, a súmula dos fundamentos comunicada ao autor da comunicação, e se adequado, nos termos legais, a imediata destruição dos dados pessoais envolvidos, o tratamento estatístico e informação desse arquivo.

h) Caso se considere que a comunicação é consistente, plausível e verosímil e que os factos relatados são suscetíveis de consubstanciar a prática de uma infração nos termos previstos no regulamento iniciar-se-á um processo de investigação, conduzido e supervisionado pela entidade competente consoante o tema reportado.

i) Concluída a fase de investigação prevista no tópico anterior, será elaborado um relatório com a análise efetuada à denúncia, a descrição dos atos internos realizados, os factos apurados durante a investigação, e apresentada a decisão devidamente fundamentada. Neste relatório serão igualmente indicadas eventuais medidas adotadas para mitigar o risco identificado e prevenir a reincidência das infrações relatadas.

j) Caso se entenda o necessário e o adequado, nomeadamente em função do tipo e da natureza da infração, proceder-se-á à comunicação da infração às autoridades competentes, designadamente as que constam do elenco do Nº. 1º do Artigo 12º da Lei 93/2021, de 20 de dezembro.

k) Serão comunicados ao denunciante, num prazo de três meses a contar da recepção da denúncia, as medidas previstas e adotadas para dar seguimento à denúncia e à respetiva fundamentação.

l) O órgão, comissão ou pessoa responsável pelo tratamento das denúncias, poderá, sempre que entender necessário, ser auxiliado por outras pessoas internas ou externas, nomeadamente auditores externos ou outros peritos para auxiliarem na investigação, especialmente quando as matérias em causa o justificarem. Estas pessoas ficam igualmente abrangidas pelo dever de confidencialidade prevista neste regulamento.

m) Sempre que se considerar necessário para o cumprimento das disposições previstas no regulamento, poderão ser inquiridas quaisquer pessoas cuja inquirição seja relevante para a investigação da denúncia.

11. Vigência

O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua aprovação.